東京都江東区の東京深川行政書士事務所では、契約解除や契約違反に関する通知文書の作成について、法人・個人を問わず多くの相談を受けています。特に、取引先や顧客との契約関係を終了させる際や、相手方が契約上の義務を履行していないときに、どのように意思表示を行うべきか悩まれる方が多く見受けられます。
契約関係に関する意思表示は、将来の紛争の有無に直結するため、内容の正確性・記録性が問われます。その意味で、内容証明郵便は、法的・実務的に非常に重要なツールとなります。この記事では、契約解除または契約違反の通知における内容証明の使い方、書き方、注意点、そして実際の事例を踏まえて詳しく解説します。
この記事でわかること
- 契約解除・違反通知で内容証明を使うべき場面
- 文書に記載すべき事項と避けるべき表現
- よくある失敗パターンと回避策
- 行政書士が関与した実際の事例
契約解除・契約違反の意思表示に内容証明が効果的な理由
契約関係を終了する、または違反を指摘して是正を求める際、当事者間の口頭のやり取りでは証拠が残らず、後の法的対応に不利になることがあります。内容証明郵便は、特定の意思表示（契約解除、催告、履行要求など）を公的に記録し、「いつ・何を・どのように」通知したかを証明できる手段です。
例えば、契約違反に基づく解除の場合には、「違反の内容」「解除の意思」「解除日」などを明示する必要があります。これらを口頭や通常のメールで済ませてしまうと、解除の有効性が争われる可能性があるため、記録性のある手段として内容証明が選ばれます。
また、解除の前提として「相当期間を設けた履行催告」が求められる場合には、内容証明によりその事実と期日を明示することが不可欠となります。行政書士は、こうした通知文書の構成と表現において、感情的表現を避けつつ、法律効果を正確に伝えることができる文案設計を行います。
事例紹介
事例1：Web制作契約の履行遅延に対する解除通知
個人事業主がWeb制作会社に依頼したが、納期が2ヶ月以上遅延。再三の催促にも応じず、業務放棄の疑いあり。行政書士が契約履行の最終期限を定めた上で、履行がなければ解除とする内容証明を送付。相手方はそれに応じて解約に合意し、返金も実現。
事例2：業務委託契約の一方的終了通告に対する反論文書
30代男性が業務委託先から一方的に契約終了を通知されたが、契約上の解除要件が満たされていないと判断。内容証明で「解除の無効」を主張し、報酬の支払いと謝罪を要求。文書の構成が功を奏し、後に和解成立。
事例3：賃貸借契約の債務不履行に基づく解除
賃借人による度重なる賃料滞納に対して、貸主が内容証明で「〇月〇日までに支払わなければ契約解除」と通知。期限内に支払いがなかったため、契約解除の意思を再度内容証明で通告。法的手続きに移行する際の重要証拠となった。
通知文書における「書くべきこと」と「避けるべき表現」
契約解除や違反通知に関する内容証明では、以下の要素を確実に盛り込む必要があります。
- 契約の種類、締結日、当事者名
- 違反の内容または解除の理由
- 催告期限や解除日などの具体的なスケジュール
- 今後の対応や請求内容の明示
避けるべき表現は、「一方的すぎる断定」「名誉を毀損するような記述」「感情的な批判」などです。冷静に法的な根拠をもって記載することで、相手に無用な反発を与えることなく、解決へ向けた建設的な対話が可能になります。
また、文書の構成・論理が不明確な場合、通知の効力が疑われるリスクもあります。特に解除通知は「一度送れば撤回できない」性質を持つため、慎重な設計が必要です。
まとめ
契約関係の終結は、内容証明の設計力で結果が変わる
契約解除や契約違反の場面で、内容証明郵便は「単なる通知」ではなく、「証拠として残る法的行為の一部」として扱われます。そのため、文書の設計力・表現力・構成力が極めて重要です。
東京深川行政書士事務所では、契約の履行状況や違反の性質を丁寧にヒアリングし、状況に応じた文案設計を行います。行政書士による内容証明は、事実の整理と法的論理の整理がなされており、後の交渉や紛争防止にも有効です。
「契約をやめたい」「このままでは不利になりそう」と感じたときこそ、プロフェッショナルの視点で冷静な対応を。内容証明は、適切なタイミングと適切な内容で発信されてこそ、最大の力を発揮します。
