はじめに
内容証明郵便は、日本郵便のサービスのひとつで、郵便局の窓口から個人でも送ることが可能です。利用するには、同一文書を3通（相手・差出人・郵便局保管用）用意し、決まった形式に従って作成しなければなりません。用紙サイズや文字数、句読点の扱いにも細かいルールがあり、形式に合わないと窓口で受け付けてもらえないこともあります。
一方、行政書士に依頼する場合は、まず相談者の状況や目的を丁寧にヒアリングした上で、内容に誤解が生じないように法的配慮を踏まえて文書を構成します。相手との関係性を悪化させないよう配慮した文面にすることで、感情的な衝突や余計なトラブルを避けることができます。
また、文案作成から郵送の手続きまでを一括で任せられるため、安心して対応できるのも大きなメリットです。法的効果を意識した正確な内容証明を作成するには、専門家のサポートが有効です。
実際にあった相談例：自分で出した場合と行政書士に頼んだ場合の違い
誤解を招く表現でトラブルが悪化した例
30代の男性が、取引先に対して請求のための内容証明郵便を自作して送付。文面には「法的措置をとる」「支払わなければ損害賠償」といった強い表現が並びました。しかし、肝心の請求金額や期日が曖昧であったことから、相手が逆上。結果として連絡が途絶え、話し合いが難航しました。
最終的に当事務所へ相談があり、冷静で明確な文書を行政書士が作成。再送後、相手の態度が軟化し、支払いに応じる結果となりました。
形式ミスで郵便局に受理されなかった例
40代の女性が、知人との金銭トラブルのために内容証明を自作して郵便局に持ち込みました。しかし、句読点の使い方が日本郵便の規定に反していたことから、窓口で差し戻されることに。再作成に時間がかかり、精神的にも大きなストレスを感じたといいます。
その後、当事務所に依頼。正しい形式で再作成した文書を無事に送付し、問題は円満に解決しました。
行政書士の文案で円滑に解決した例
30代の女性が、賃貸契約の解除通知を相手方に送る必要がありました。自身で書くと感情的な表現になってしまいそうだったため、事前に当事務所へ相談。ヒアリングを経て、丁寧かつ冷静な文書を作成し、内容証明で送付。
相手も冷静に応じ、特に揉めることなく契約解除が成立しました。「自分で出していたらトラブルになっていたかもしれない」と、後日語られていました。
どちらを選ぶべき？状況ごとの判断ポイント
内容証明郵便は、法的な証拠としての効力がある分、文書の内容や表現に注意が必要です。どちらの方法を選ぶべきかは、以下のポイントで判断しましょう。
- 相手との関係性を維持しながら、きちんと意思を伝えたい
- 誤解を避けて、法的に正確な文書を作成したい
- 将来的に裁判などの手続きを視野に入れている
こうしたケースでは、行政書士に依頼する方が安心です。逆に、内容が単純で法律的な争点がなく、自分で落ち着いて文書を作成できる場合は、自力での送付も可能です。
ただし、どちらの場合でも、誤解を招かないよう、専門家に一度下書きを確認してもらうとより安全です。
内容証明は「出すこと」より「何をどう書くか」が重要
内容証明郵便は、自分で出せる便利な手段ですが、重要なのは“何をどう書くか”という点です。たった一言の表現ミスが、相手の感情を逆なでしてしまい、解決の道が閉ざされることもあります。
東京深川行政書士事務所では、依頼者の意図や背景を丁寧にヒアリングした上で、法律的に正確かつ冷静な文面を作成し、トラブルを未然に防ぐ支援を行っています。
「本当にこの内容で大丈夫だろうか」「感情的にならずに伝えられるか心配」と感じたときは、無理をせず専門家にご相談ください。
冷静な第三者の視点を入れることで、スムーズかつ効果的な通知が可能になります。内容証明は、適切に使えば、あなたの主張を正しく伝える強い味方になります。
