はじめに：増える行政書士自身のトラブル。あなたは大丈夫ですか？
リーリエ行政書士事務所（東京都江東区）には、日々、多岐にわたるご相談が寄せられますが、近年特に増加傾向にあるのが、行政書士の先生方ご自身に関するトラブルについてです。
行政書士は、官公署に提出する書類の作成や、契約書、内容証明などの法的文書の作成を担う国家資格者として、高度な専門知識はもちろんのこと、依頼者に対する誠実な対応と厳格な法令遵守が強く求められます。しかし、ほんの小さな油断や誤解、あるいは時には不当な嫌疑によって、業務停止といった厳しい懲戒処分を受けるリスクと常に隣り合わせであることも事実です。
「まさか自分が…」と思っている先生もいらっしゃるかもしれません。しかし、不注意や知識不足、あるいは悪意のない行動が、行政書士としての信用を失墜させ、最悪の場合、資格を失うことにも繋がりかねません。
本記事は、現役の行政書士の先生方を対象に、行政書士の懲戒処分の基礎知識から、実際に起こりうるトラブル事例、そして処分を未然に防ぐための対策、さらに万が一、処分を受けそうになった際の具体的な対処法まで、筆者自身の経験も踏まえ、実務的な視点からわかりやすく解説いたします。
この情報が、先生方の安定した業務運営と、大切な資格を守る一助となれば幸いです。
行政書士の処分に関する基本知識：何が違反行為となるのか？
行政書士として活動するためには、国家試験に合格し、行政書士会に登録する必要があります。しかし、資格を持っているだけでは不十分です。行政書士には、行政書士法や関連法令に基づく、様々な義務と責任が課せられています。これらに反する行為があった場合、「行政書士法」に基づいて懲戒処分を受ける可能性があります。
懲戒処分の種類
行政書士法第13条の2では、行政書士が業務に関し不正な行為をし、またはその品位を損なう行為をした場合、以下のいずれかの処分が科されると規定されています。
- 戒告（かいこく）: 口頭または書面による注意。最も軽い処分ですが、処分歴として記録に残ります。
- 2年以内の業務停止: 一定期間、行政書士業務を一切行うことができなくなります。この期間は事実上、廃業に追い込まれる可能性もあります。
- 登録の取消し: 行政書士としての登録が抹消され、資格を完全に失います。再登録が難しくなる、最も重い処分です。
これらの処分は、都道府県の行政書士会（単位会）が行う場合と、都道府県知事が直接行う場合があります。特に名義貸しや虚偽書類の作成といった重大な違反は、厳しい処分、すなわち業務停止や登録取消しの対象となる可能性が高いです。
行政書士会の「会員権の停止」とは？
行政書士会の懲戒処分の中には、「会員権の停止」というものが多く見られます。これは、業務停止とは異なり、あくまで行政書士会としての会員権が停止される処分です。
重要な注意点として、この処分によって「業務ができなくなるわけではない」という点がよく間違えられやすいポイントです。 会員権停止中も行政書士業務を行うことは可能ですが、例えば行政書士会からの情報提供を受けられなくなったり、研修に参加できなくなったりするなど、実務上の不利益を被る可能性があります。しかし、その内容によっては、行政書士法に基づく都道府県知事からの「業務停止」や「登録取消し」に繋がる前段階であることも少なくありません。
行政書士が陥りやすい違反行為の具体例
日々の業務の中で、うっかりとした行為や認識の甘さが、思わぬ違反行為とみなされ、行政書士としての信用失墜につながる可能性があります。特に注意したいよくある違反行為は以下の通りです。
- 報酬や費用の説明を曖昧にしたまま請求: 依頼者との間に誤解を生み、報酬トラブルに発展しやすい典型的なケースです。
- 名義貸し: 他人に自分の行政書士名義や資格を貸し、業務を行わせる行為。行政書士法で厳しく禁じられており、発覚すれば一発で登録取消しになる可能性が高い最も重い違反行為の一つです。
- 職務上請求書の不適切な使用: 住民票や戸籍などを職務上必要として取得できる「職務上請求書」を、本来の目的以外（例えば、探偵業務の調査目的など）で使用する行為。これも厳重な処分対象となります。
- 法令違反の広告や過剰な営業: 誇大広告や虚偽の表示、不当な顧客誘引行為など、行政書士法や景品表示法に抵触する広告宣伝や営業活動。
- 依頼者情報の秘密保持義務違反: 依頼者の個人情報や企業の機密情報を、不注意や意図的に第三者に漏洩する行為。行政書士法第12条で厳しく義務付けられています。
- 業務上の依頼者との認識の齟齬: 依頼内容や業務の範囲、進捗状況について、依頼者と十分なコミュニケーションが取れておらず、認識の食い違いが生じるケース。
これらの行為は、一つ一つは小さなことのように思えても、行政書士としての誠実性や専門性が問われるため、常に慎重な業務遂行が求められます。
よくあるトラブルと処分リスクの事例：現役行政書士が陥りやすい落とし穴
ここでは、実際に起こりうるトラブルと、それに伴う処分リスクの具体例を、行政書士の先生方がご自身に当てはめて考えやすいように、より詳細に見ていきましょう。
事例1：安易な気持ちで引き受けた「知人の書類作成」がトラブルに
行政書士Aさんは、親しい知人から「遺産分割協議書を作成してほしい」と頼まれました。知人からの依頼だからと、深く考えずに引き受け、他の相続人全員の同意が得られていないまま、知人の言う通りに書類を作成・交付してしまいました。 しかし後日、その遺産分割協議書の内容に不満を持つ別の相続人から、「勝手に話を進められた」「行政書士なのに、どうして確認しなかったんだ」と、行政書士会に苦情が申し立てられました。 結果としてAさんは、依頼の背景確認を怠り、十分な調査を行わずに業務を進めたとして、行政書士会から指導を受けることになりました。
【ポイント】 「知人だから」「簡単な書類だから」といった安易な気持ちで引き受けた案件でも、専門家としての責任は免れません。業務の引き受け時には、必ず依頼の背景、関係者の意向、そして法的な問題がないかを徹底的に確認する必要があります。本人の悪意がなくても、依頼者への配慮や適切な調査を怠れば、信用失墜につながることを肝に銘じましょう。
事例2：「相談無料」のはずが…報酬の不明確な請求がクレームに
行政書士Bさんは、自身のウェブサイトで「初回相談無料」と大きくうたっていました。ある日、ある依頼者からの相談を受け、約30分間の面談を行いました。面談終了後、Bさんは依頼者に対し、特に事前の説明もなく「相談料」として数万円を請求しました。依頼者は「相談無料だと書いてあったのに」と困惑し、行政書士会に通報しました。 結果、Bさんは、報酬体系の明確化不足を指摘され、行政書士会から指導となりました。
【ポイント】 報酬トラブルは、行政書士への苦情の中でも非常に多いタイプです。たとえ相談が無料でなくても、料金体系は契約前に明確に説明し、見積書や契約書で書面化することが必須です。口頭での説明だけでは、後々の「言った・言わない」のトラブルの元となり、信用問題に直結します。
事例3：頼まれたからと「名義貸し」で資格を失う寸前に
行政書士Cさんは、旧友から「ちょっと頼みたいことがある。私の会社で申請する書類に、行政書士の署名押印が必要なんだ。名前を貸してほしい」と頼まれました。Cさんは友人だからと、書類の内容をろくに確認せず、何度か自分の名前を貸し、署名押印をしてしまいました。 数か月後、その書類の内容に行政庁から疑義が持たれ、都道府県の調査が開始されました。調査の結果、Cさんの名義貸しの事実が発覚。Cさんは、行政書士法で最も重く禁じられている行為の一つである名義貸しを行ったとして、業務停止、あるいは登録取消し寸前の厳しい処分を受けることになりました。
【ポイント】 名義貸しは、行政書士としての資格を剥奪される可能性が高い、絶対にやってはいけない行為です。どんなに親しい友人や知人から頼まれても、絶対に断る勇気が必要です。自身の資格だけでなく、行政書士業界全体の信用を著しく損ねる行為であることを深く認識しましょう。
事例4：職務上請求書の乱用で厳重注意
行政書士Dさんは、依頼された業務とは直接関係のない、探偵業者と提携し、依頼者の家族構成や住所を調べる目的で、職務上請求書を不適切に使用したとして、行政書士会からの調査を受けました。 Dさんは、「探偵業務に役立てば、依頼が増えると思った」と弁明しましたが、行政書士に与えられた職務上請求権限は、あくまで「業務遂行に必要な範囲」での利用に限定されます。結果として、Dさんは厳重注意と指導処分を受けることになりました。
【ポイント】 住民票などの取得に使う「職務上請求書」は、行政書士に与えられた非常に重要な権限です。この権限は、依頼された業務の遂行に必要な範囲でしか使用できません。職務上請求書の適正な使用は、行政書士の倫理の基本であり、不適切な使用は信用失墜だけでなく、個人情報保護法違反など他の法令違反にも繋がりかねません。
事例5：法令違反の広告や過剰な営業で業務停止リスク
行政書士Eさんは、集客を増やそうと、「即日許可取得！」「〇〇％確実に許可！」といった、誇大な表現や虚偽と受け取られかねない広告をウェブサイトに掲載しました。また、顧客に対して執拗な電話勧誘を繰り返すなど、過度な営業行為を行っていました。 これらの広告や営業方法に対し、行政書士会に苦情が寄せられ、調査が入りました。行政書士法や景品表示法に抵触する行為として、行政書士会から再三の指導を受けましたが、改善が見られなかったため、最終的には業務停止の対象となる可能性が高まりました。
【ポイント】 広告表示には、景品表示法や行政書士法上の厳しい制限があります。特に「確実」「絶対」といった誇大な表現や、不正確な情報の掲載は厳禁です。また、顧客に対する無理な営業行為も、業務品位を損なう行為とみなされます。過度な表現は避け、事実に基づいた誠実な広告と営業活動を心がけましょう。繰り返しの指導を無視すれば、より重い処分に繋がることを認識すべきです。
事例6：不注意による「業務上の秘密保持義務違反」
行政書士Fさんは、依頼者の個人情報（氏名、住所、電話番号など）や、企業の機密情報（取引先情報、事業計画など）が記載された資料を、施錠されていないデスクの上に放置したまま離席してしまいました。たまたま事務所を訪れた別の依頼者が、その資料を目にしてしまい、後日、情報漏洩を危惧した元の依頼者から行政書士会に苦情が寄せられました。 Fさんは、情報セキュリティ対策の不備や、不用意な情報管理が原因で、行政書士法第12条の秘密保持義務に違反したとして、信用失墜行為として処分対象となる可能性が高まりました。
【ポイント】 行政書士には、業務上知り得た秘密を保持する義務が課せられています。情報管理の徹底は不可欠です。紙媒体の資料だけでなく、パソコン内のデジタルデータ、クラウドサービス上のデータ、さらには職員や外部委託先への情報共有の際にも細心の注意が必要です。物理的な管理だけでなく、デジタルデータのパスワード管理やアクセス制限、そして事務所内の全職員への情報セキュリティ教育を怠らないことが重要です。
専門家への相談と自己防衛のポイント：トラブルを未然に防ぐために
行政書士として活動する中で、「これは大丈夫だろう」「このくらいなら問題ない」と思って行ったことが、実は思わぬトラブルに発展し、最終的に懲戒処分に繋がることは少なくありません。だからこそ、日頃から自身で防衛するための工夫と、適切な判断が求められます。
1. 記録に残す習慣を徹底する
口頭での合意は、後々「言った、言わない」のトラブルになりがちです。特に、重要な合意事項、業務の依頼内容、報酬に関する説明、進捗状況の報告などは、必ず書面やメール、LINEなどのメッセージで記録に残すようにしましょう。
- 必ず契約書・見積書を交付する: 依頼を受ける前には、業務内容、報酬額、実費（費用）、納期、キャンセルポリシーなどを明確に記載した契約書や見積書を交付し、依頼者の署名・押印、または電子的な同意を得るようにしましょう。これは、トラブル防止の最も基本的な防御策です。
- 曖昧な依頼内容は書面で再確認する: 依頼内容が不明確なまま業務を進めると、後で依頼者との認識の齟齬が生じることがあります。少しでも曖昧だと感じたら、「〇〇の件、××の認識で進めてよろしいでしょうか？」のように、書面で詳細を確認し、合意形成を図りましょう。
2. 迷ったらすぐに先輩や第三者に相談する
「専門家だからといって全てを知っているわけではない」という謙虚な姿勢が、トラブル回避につながります。
- 経験のない案件、判断に迷う案件では、躊躇せず相談: 自身の専門外の分野や、法的な判断に迷う複雑な案件に直面した場合は、躊躇せず、経験豊富な先輩行政書士や、他の法律専門家（弁護士、税理士、司法書士など）に相談しましょう。 専門家同士の連携は、より質の高いサービス提供にも繋がります。
- 感情に流されず、事実をもとに判断する: 依頼者の感情的な訴えや、自身の焦りや不安から、冷静な判断ができなくなることがあります。常に客観的な視点を持ち、事実に基づいて判断する姿勢が、プロフェッショナルとしての信頼を築きます。必要であれば、一度立ち止まり、冷静に状況を分析する時間を取りましょう。
これらのポイントを日々の業務で徹底することで、多くのトラブルは未然に防ぐことができます。
万が一、処分を受けそうになった時の対処法：冷静かつ迅速な対応が鍵
どれほど誠実に業務を遂行していても、誤解や不当な嫌疑により、行政書士会からの呼び出しや処分に関する照会を受ける可能性はゼロではありません。そのような事態に直面した際には、冷静かつ迅速に対応することが、事態を悪化させないための最も重要なポイントです。
1. 綱紀委員会からの呼び出しがあったら、その時点で弁護士に相談を
行政書士会の「綱紀委員会（こうきいいんかい）」からの呼び出しがあった場合、それは懲戒処分の可能性が具体的に浮上していることを意味します。この段階は、事態が深刻化する可能性があることを示す明確なサインです。
この時点で、必ず弁護士に相談してください。 特に、行政書士法や行政処分に関する対応に詳しい弁護士であれば、状況を正確に把握し、あなたの権利を守り、不当な処分を避けるための最善の戦略を練ってくれます。自己判断で対応しようとすると、不利な状況を招いたり、証拠の提示方法を誤ったりするリスクがあります。弁護士費用を惜しむことで、大切な資格を失うことになれば、それこそ本末転倒です。
2. 何が嫌疑なのかを明確にする
行政書士会からの処分は、時に嫌疑の内容が曖昧なまま進められ、場合によっては訴訟に発展することもあります。綱紀委員会からの呼び出しがあった際には、まず「何が嫌疑なのか」を明確に確認してください。
具体的な違反行為の内容、日時、場所、関係者など、できる限り詳細な情報を把握することが重要です。嫌疑が曖昧なままでは、適切な反論や証拠の提示ができません。書面で嫌疑の内容を提示してもらうように求め、不明な点は質問して明確にしましょう。
また、綱紀委員会での弁明の機会は、一度しかないケースが大半です。 この貴重な機会を最大限に活用できるよう、弁護士と綿密な打ち合わせを行い、万全の準備をしてください。
3. あなたの言い分は必ず主張する
嫌疑の内容が判明したら、それに対するあなたの言い分は必ず主張してください。沈黙は、嫌疑を認めたと解釈される可能性もあります。
たとえ、嫌疑が事実であったとしても、その背景や経緯、当時の自身の認識、改善策などを誠実に説明することで、情状酌量の余地が生まれる可能性があります。また、嫌疑が事実無根である場合は、それを裏付ける客観的な証拠（契約書、メール、LINE、業務日報、第三者の証言など）を収集し、積極的に提示することが重要です。この際も、弁護士と相談しながら、どのように証拠を提示すれば最も効果的かを検討しましょう。
4. 明らかにおかしい事実認定は、訴訟で争うことも検討
綱紀委員会や行政書士会、あるいは都道府県知事による事実認定や処分内容が、客観的に見て明らかにおかしい、不当であると感じた場合は、行政訴訟で争うことも視野に入れるべきです。
もちろん、訴訟は時間も費用もかかりますが、自身の名誉と大切な行政書士資格を守るためには、最後の手段として検討する価値があります。この判断も、必ず弁護士と十分に協議した上で行うべきです。行政処分に対する不服申立てや、取消訴訟など、専門的な知識が不可欠となるため、必ず弁護士のサポートを得てください。
トラブルを避けるための3つのポイント：日々の業務で心がけたいこと
最後に、行政書士としての業務を安定的に、そして安心して継続していくために、日々の業務で心がけてほしい3つの重要なポイントを再確認しましょう。
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依頼の背景を丁寧に確認する: 安易に案件を引き受けず、依頼の背景にトラブルの種がないか、法的に問題がないかを事前に徹底的に見極めましょう。依頼者の言葉だけでなく、客観的な事実や書類に基づいて判断する習慣をつけましょう。
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報酬や契約内容はすべて書面で残す: 「言った・言わない」のトラブルを避けるためにも、業務内容、報酬額、実費、納期、支払い条件など、契約に関する重要な事項はすべて**書面で明記し、依頼者の同意を得てから業務に着手しましょう。**電子的な記録も有効です。
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迷ったらすぐに専門家に相談する: 自身の専門外の分野や、少しでも判断に自信がない場合は、決して自己判断で進めず、経験豊富な先輩行政書士や、他の法律専門家（弁護士、税理士など）を頼りましょう。 専門家同士のネットワークを活用することは、質の高いサービス提供にも繋がり、自身の身を守ることにもなります。
これらのポイントを日々の業務で徹底することで、多くのトラブルは未然に防ぐことができ、安心して行政書士業務に専念できるはずです。
同業の先生方へ：一人で抱え込まず、私たちを頼ってください
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