【行政書士監修】内容証明郵便のそのまま使える例文5選｜書き方の基本ルールも徹底解説
サイトオーナー「貸したお金がなかなか返ってこない」「契約を確実に解除したい」「未払いの代金を回収したい」——そんな悩みを抱えて内容証明郵便を検討されている方は多いのではないでしょうか。
行政書士として日々ご相談を受けていますが、内容証明は正しいルールさえ守れば、ご自身で作成することも十分可能です。この記事では、初めての方でも失敗しないよう、形式ルールから5つの本格的な例文テンプレート、郵便局での出し方まで実務目線で徹底解説します。
なお、本記事に掲載する例文はあくまで一般的なケースを想定した参考用のサンプルです。実際にご使用される際は、ご自身の状況に合わせた調整が必要となりますので、必ず行政書士などの専門家にご相談いただくことを強くおすすめいたします。当事務所では作成原案の無料レビューサービスも行っております。詳しくは記事の最後をご覧ください。
そもそも内容証明郵便とは？基礎知識を3分で理解
内容証明郵便とは、「いつ・誰が・誰に・どのような内容の文書を送ったか」を日本郵便が公的に証明してくれる制度です。後々のトラブル解決において、極めて強力な「証拠」として機能します。
内容証明郵便でできる3つのこと
- 送付した事実と内容を公的に証拠として残せる
- 消滅時効の完成猶予（旧：時効中断）の効果が得られる
- 相手に心理的プレッシャーを与え、任意での解決を促せる
法的強制力はないが「証拠」として極めて強い
正直にお伝えすると、内容証明を送ったからといって相手が必ず応じるわけではありません。それでも実務上、相談者の約半数は内容証明を送付しただけで相手が支払いや対応に応じます。仮に裁判になった場合でも、請求した事実を立証する強力な証拠となるため、送付する価値は十分にあります。
内容証明を送るべきケース・送らないほうがいいケース
内容証明が有効な代表的ケース
- 個人間の貸金返還請求
- 売掛金・未払い代金の請求
- 契約解除の意思表示
- クーリングオフの通知
- 不貞行為に対する慰謝料請求
- 未払い残業代・賃金の請求
- 敷金返還請求
- 誹謗中傷への警告
金銭の支払いを求める場面や、契約解除など重要な意思表示を確実に伝えたい場面で、特に高い効果を発揮します。
送らないほうがいいケース
一方で、相手との関係修復を望む場合や、感情的になっている状態で作成する場合は要注意です。内容証明は「最後通告」の意味合いを持つため、送った後に関係が決定的に悪化するケースも少なくありません。冷静に判断してから作成しましょう。
内容証明の書き方【形式編】郵便局で受理されるルール
用紙・字数の厳格なルール
内容証明には字数・行数の制限があります。これを守らないと郵便局で受理されません。
| 書式 | 1行の字数 | 1枚の行数 |
|---|---|---|
| 縦書き | 26字以内 | 20行以内 |
| 横書き（パターン1） | 26字以内 | 20行以内 |
| 横書き（パターン2） | 20字以内 | 26行以内 |
| 横書き（パターン3） | 13字以内 | 40行以内 |
用紙は便箋・コピー用紙・原稿用紙のいずれでも構いません。使える文字は、ひらがな・カタカナ・漢字・数字・一般的な記号です。英字は固有名詞に限り使用できます。
3通作成が必須（差出人・受取人・郵便局保管用）
同じ内容のものを必ず3通用意してください。コピーでも問題ありませんが、すべてに自筆署名と押印が必要です。文書が2枚以上になる場合は、ページの境目に契印（割印）を押す必要があります。
封筒は「封をせずに」郵便局へ持参
郵便局員が中身を確認するため、必ず開いた状態で持参してください。封筒に書く宛先・差出人は、文書内の記載と完全に一致させる必要があります。住所の番地表記（「1-2-3」と「1丁目2番3号」など）も統一しましょう。
内容証明に盛り込むべき5つの要素
形式を満たしていても、中身が不十分では意味がありません。次の5要素を必ず盛り込みましょう。
- タイトル：「請求書」「催告書」「契約解除通知書」など目的に応じて使い分け
- 当事者の特定：差出人・受取人の正確な住所と氏名（法人の場合は代表者名も）
- 事実関係の経緯：いつ・何が・どうなったかを時系列で簡潔に。主観や感情は排除
- 具体的な要求事項：「いくらを・いつまでに・どこへ」を明確に。振込先口座番号も記載
- 期限と法的措置の予告：「本書面到達後7日以内」など期限を切る
【ケース別】内容証明の例文テンプレート5選
ここからは具体的なケース別の例文をご紹介します。あくまで一般的なシチュエーションを想定したサンプルですので、必ずご自身のケースに合わせた書き換えが必要です。少しでも不安がある方は、専門家へのご相談を強くおすすめいたします。
①貸金返還請求の例文
個人間で貸したお金が返ってこない場合の文例です。借用書がないケースでも、貸付の経緯を具体的に記載することで証拠としての価値が高まります。
請 求 書 〒○○○-○○○○ 東京都○○区○○町○丁目○番○号 ○○ ○○ 殿 私は、令和○年○月○日、貴殿に対し、金壱百万円を、下記の条件で貸し付けました。 記 １ 貸付金額 金1,000,000円 ２ 貸付日 令和○年○月○日 ３ 返済期日 令和○年○月○日 ４ 利息 年○％（または無利息） ５ 貸付方法 ○○銀行○○支店の貴殿名義口座への振込 しかしながら、返済期日である令和○年○月○日を経過した現在も、貴殿からの返済は一切ございません。私は再三にわたり口頭およびLINE等により返済を求めてまいりましたが、貴殿は誠意ある対応を示されておりません。 つきましては、本書面到達後7日以内に、上記貸付金1,000,000円および返済期日の翌日から完済に至るまで年3％の割合による遅延損害金を、下記指定口座へお振込みくださいますよう請求いたします。 万一、上記期限までにご対応いただけない場合は、貴殿に対し民事訴訟の提起、財産の仮差押え等、法的措置を講じる所存ですので、念のため申し添えます。 【振込先】 ○○銀行 ○○支店 普通預金 口座番号○○○○○○○ 口座名義 ○○ ○○（オオオオ オオオオ） 令和○年○月○日 差出人 〒○○○-○○○○ 大阪府○○市○○町○丁目○番○号 ○○ ○○ ㊞
行政書士からのアドバイス
借用書がなくても、LINEのやり取り、振込履歴、メールなど貸付の事実を示す証拠を必ず手元に保管してください。遅延損害金は法定利率（民事は年3％）で請求できます。金額や条件によって最適な文面は変わりますので、実際に送付される前に行政書士へのご相談をご検討ください。
②契約解除通知書の例文
業務委託契約や請負契約などで相手方の債務不履行があった場合の解除通知です。民法上、相当の催告期間を設けないと解除が認められないケースもあるため、期限の設定には注意が必要です。
契 約 解 除 通 知 書 〒○○○-○○○○ 東京都○○区○○町○丁目○番○号 株式会社○○○○ 代表取締役 ○○ ○○ 殿 冠省 貴社と当方は、令和○年○月○日付で締結いたしました「○○業務委託契約」（以下「本契約」といいます。）に基づき、取引を継続してまいりました。 本契約第○条において、貴社は令和○年○月○日までに○○業務を完了し、その成果物を当方に納品する義務を負っておりました。しかしながら、納期である令和○年○月○日を経過した現在もなお、貴社から成果物の納品はなく、また納品予定日についての具体的なご連絡もいただいておりません。 当方は、令和○年○月○日付メールおよび令和○年○月○日の電話により再三にわたり履行を催告してまいりましたが、貴社からは誠意ある対応をいただけませんでした。 つきましては、本書面到達後14日以内に上記業務の履行がなされない場合、民法第541条に基づき、本契約を解除いたします。 なお、解除に伴い当方が被った損害（既払い金○○万円および逸失利益○○万円）につきましては、別途損害賠償請求をさせていただく所存ですので、念のため申し添えます。 令和○年○月○日 差出人 〒○○○-○○○○ 大阪府○○市○○町○丁目○番○号 株式会社△△△△ 代表取締役 △△ △△ ㊞
行政書士からのアドバイス
契約解除には「相当の期間を定めた催告」が必要です（民法541条）。期限は最低でも7日〜14日に設定してください。契約内容や債務不履行の態様によっては、催告なしで即時解除できるケースもありますので、契約書を手元にご準備のうえ専門家にご相談されることをおすすめします。
③クーリングオフの例文
訪問販売や電話勧誘販売などで契約してしまったものを解約する際の文例です。期限内（訪問販売は8日、マルチ商法は20日）の発信が絶対条件となります。
契 約 解 除 通 知 書 〒○○○-○○○○ 東京都○○区○○町○丁目○番○号 株式会社○○○○ 代表取締役 ○○ ○○ 殿 私は、令和○年○月○日、貴社の販売員○○氏の訪問販売により、下記の契約を締結し、契約金額として金○○万円を支払いました。 記 １ 契約日 令和○年○月○日 ２ 商品名 ○○○○○ ３ 契約金額 金○○○,○○○円 ４ 支払済金額 金○○○,○○○円 ５ 販売員氏名 ○○ ○○ つきましては、特定商取引に関する法律第9条の規定に基づき、本書面をもって上記契約を解除いたします。 ついては、下記事項を実行してください。 １ 既払い金○○○,○○○円を、本書面到達後7日以内に下記指定口座へ返金すること ２ 商品の引き取りは、貴社の負担と費用で行うこと ３ 商品の使用により生じたとされる損害金等は、一切請求しないこと 【返金先口座】 ○○銀行 ○○支店 普通預金 口座番号○○○○○○○ 口座名義 ○○ ○○ 令和○年○月○日 差出人 〒○○○-○○○○ 大阪府○○市○○町○丁目○番○号 ○○ ○○ ㊞
行政書士からのアドバイス
クーリングオフは「発信主義」が採用されており、8日目（または20日目）の消印が押されていれば期限内として有効です。取引の種類によって適用条文や期限が異なりますので、自分のケースが本当にクーリングオフ対象なのか、迷われたら早急に専門家へご確認ください。期限が過ぎてしまうと取り戻せません。
④不貞行為に対する慰謝料請求の例文
配偶者の不倫相手に対して慰謝料を請求する文例です。証拠の存在を匂わせつつ、具体的な内容までは明示しないのが実務のセオリーです。
慰 謝 料 請 求 書 〒○○○-○○○○ 東京都○○区○○町○丁目○番○号 ○○ ○○ 殿 冠省 私は、○○○○（昭和○年○月○日生）の配偶者でございます。 貴殿は、私の配偶者である○○○○と、令和○年○月頃から継続的に不貞関係を持っていたことが判明いたしました。当方は、この事実について複数の客観的な証拠を保有しております。 貴殿の上記行為は、私の配偶者との婚姻関係を著しく侵害するものであり、私に対する不法行為（民法第709条）を構成するものです。これにより、私は多大な精神的苦痛を被り、現在も精神科への通院を余儀なくされております。 つきましては、貴殿に対し、上記不法行為による慰謝料として金壱百万円を請求いたします。本書面到達後30日以内に、下記指定口座へお振込みくださいますよう求めます。 また、貴殿には今後一切、私の配偶者と接触しないこと（直接の面会、電話、メール、SNS等あらゆる手段による連絡を含む）をお約束いただきます。万一、本誓約に違反された場合は、別途違約金として金○○万円を請求いたします。 なお、上記期限内にご対応またはご連絡をいただけない場合は、貴殿の勤務先や家族には一切連絡せず、直接民事訴訟の提起をもって解決を図る所存です。 【振込先】 ○○銀行 ○○支店 普通預金 口座番号○○○○○○○ 口座名義 ○○ ○○ 令和○年○月○日 差出人 〒○○○-○○○○ 大阪府○○市○○町○丁目○番○号 ○○ ○○ ㊞
行政書士からのアドバイス
慰謝料の相場は事案により幅がありますが、一般的に100万円〜300万円程度です。表現を一つ間違えると脅迫罪に問われるリスクが特に高いケースです。「勤務先にバラす」「家族に伝える」といった表現は絶対にNGです。デリケートな案件のため、送付前に必ず専門家のチェックを受けることを強くおすすめします。
⑤未払い残業代の請求例文
退職後または在職中に、会社に対して未払い残業代を請求する際の文例です。消滅時効が3年と短いため、早期の対応が肝心です。
未 払 賃 金 請 求 書 〒○○○-○○○○ 東京都○○区○○町○丁目○番○号 株式会社○○○○ 代表取締役 ○○ ○○ 殿 私は、令和○年○月○日から令和○年○月○日まで、貴社において営業職として勤務しておりました。 在職期間中、私は所定労働時間を超えて多数の時間外労働、休日労働および深夜労働に従事してまいりましたが、貴社からはこれらに対する労働基準法所定の割増賃金（残業代）が一切支払われておりません。 私が記録していたタイムカード、業務日報、業務用メールの送受信記録等に基づき計算した未払い残業代の額は、下記のとおりです。 記 １ 請求期間 令和○年○月○日〜令和○年○月○日 ２ 時間外労働 合計○○○時間 ３ 深夜労働 合計○○時間 ４ 休日労働 合計○○時間 ５ 未払い額合計 金○○○,○○○円 （内訳の詳細は別紙計算書のとおり） つきましては、上記未払い賃金合計○○○,○○○円および退職日翌日から完済に至るまで賃金の支払の確保等に関する法律所定の年14.6％の割合による遅延損害金を、本書面到達後14日以内に下記指定口座へお支払いくださいますよう請求いたします。 万一、上記期限内にお支払いいただけない場合は、労働基準監督署への申告、労働審判の申立て、民事訴訟の提起等、法的措置を講じる所存です。 【振込先】 ○○銀行 ○○支店 普通預金 口座番号○○○○○○○ 口座名義 ○○ ○○ 令和○年○月○日 差出人 〒○○○-○○○○ 大阪府○○市○○町○丁目○番○号 ○○ ○○ ㊞
行政書士からのアドバイス
未払い残業代の消滅時効は3年（当面の措置、本則は5年）です。内容証明を送付することで、時効の完成を6ヶ月猶予する効果があります。残業代の計算は固定残業代の有無、管理監督者該当性など複雑な要素が絡みますので、正確な請求額を算定するためにも、専門家にご相談されることをおすすめします。
郵便局での出し方と料金
内容証明はすべての郵便局で取り扱っているわけではありません。集配郵便局など一部の郵便局のみ対応していますので、事前に日本郵便のサイトで確認してください。
料金は、内容証明料金・書留料金・郵便料金を合わせて1,500円前後が目安です。必ず「配達証明」をオプションで付けてください。これにより、相手にいつ届いたかも公的に証明できます。配達証明がないと「届いていない」と相手に主張される余地が残ってしまいます。
郵便局へ行く時間が取れない方には、24時間オンラインで送付可能な「e内容証明（電子内容証明）」も便利です。字数制限が緩和され、1枚最大1,584字まで記載できるメリットもあります。文字数の多い文面を作成する場合は、e内容証明のほうが圧倒的に楽です。
やってはいけないNG表現
行政書士として最も多くご相談いただくのが「書き方の失敗」です。以下の表現は脅迫罪・恐喝罪に問われかねません。
- 「自宅や職場に押しかける」
- 「家族や勤務先に事実をバラす」
- 「SNSで公表する」
- 「身体に危害を加える」（言うまでもありませんが）
感情的になりやすい場面ですが、表現は「法的措置を講じる所存です」程度に留めるのが鉄則です。事実と異なる記載も、後の裁判で逆に不利な証拠となります。怒りに任せず、必ず一晩寝かせてから投函してください。
自分で作るか、専門家に依頼するかの判断基準
請求金額が比較的少額で事実関係がシンプルなケースは、ご自身での作成で十分対応可能です。一方、高額請求のケース、相手が弁護士を立てているケース、裁判を見据えているケース、事実関係が複雑なケースは専門家への依頼をおすすめします。
行政書士は書類作成のプロとして、法的に有効かつ相手に効果的にプレッシャーを与える文面の作成が可能です。代理交渉が必要な場合は弁護士、書面で確実に意思表示したい場合は行政書士、と使い分けるとよいでしょう。費用面でも、行政書士のほうが弁護士より抑えられるケースが一般的です。
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内容証明郵便は、ルールさえ守れば誰でも作成できる強力なツールです。ただし、本記事の例文はあくまで一般的なケースを想定したサンプルであり、実際のトラブルでは事案ごとに最適な表現や法的根拠が異なります。たった一つの表現ミスで効果が半減したり、逆に脅迫と取られて不利になるケースも実際に多く見てきました。
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